Notice of Privacy Practices

This notice describes how medical information about you may be used and disclosed and how you can get access to this information. PLEASE REVIEW IT CAREFULLY.

We are required by applicable federal and state law to maintain the privacy of your health information. We are also required to give you this Notice about our privacy practices, legal obligations, and your rights concerning your health information ("Protected Health Information" or "PHI"). We must follow the privacy practices that are described in this Notice (which may be amended from time to time). For more information about our privacy practices, or for additional copies of this Notice, please contact us using the information listed at the end of this Notice.

I. USES AND DISCLOSURES OF PROTECTED HEALTH INFORMATION:

A. Your PHI may be used and disclosed by the physician, our office staff and others outside of our offices that are involved in your care and treatment for the purpose of providing health care services to you, to pay your health care bills, to support the operation of the business, and any other use required by law. We may use and disclose PHI without your written authorization for certain purposes as described below. The examples provided in each category are not meant to be exhaustive, but instead are meant to describe the types of uses and disclosures that are permissible under federal and state law.

1. Treatment: We may use and disclose PHI in order to provide treatment to you. For example, we may use PHI including your medication history to diagnose, treat, and provide medical services to you. In addition, we may disclose PHI to other health care providers involved in your treatment.
2. Payment: Under federal law we may use or disclose PHI so that services you receive are appropriately billed to, and payment is collected from your health plan. By way of example, we may disclose PHI to permit your health plan to take certain actions before it approves or pays for treatment services. Under Washington state law, release of PHI to health plans requires an authorization provided by you to us or to your health plan. We may contact the Guarantor for your visit in order to obtain payment.
3. Health Care Operations: We may use or disclose your PHI in order to support our business activities. These activities include, but are not limited to business associates, quality assessment activities, internal investigations, performance reviews, and training employees. In addition, we will use a sign-in sheet at the registration desk where you will be asked to provide your name and date of birth. We may also call you by name in the waiting room when the physician is ready to see you. We may use or disclose your PHI to contact you to remind you of an appointment to notify you of test results, to inform you of health-related services that may be of interest to you, and to check on your treatment, progress, and satisfaction with our services.
4. Required or permitted by Law: As required by Law, Public Health issues as required by law, Communicable Diseases, Health Oversight, Abuse or Neglect, Food and Drug Administration requirements, Legal proceedings, Law Enforcement, Coroners, Funeral Directors, Organ Donation, Research, Criminal Activity, Military Activity, National Security, Worker's Compensation, Inmates, and other Required Uses and Disclosures. Under the law, we must make disclosures to you and when required by the Secretary of the Department of Health and Human Services.

B. Permissible Uses and Disclosures That May Be Made Without Your Authorization, But for Which You Have an Opportunity to Object.

1. Family and Other Persons Involved in Your Care. We may use or disclose health information to notify, or assist in the notification of (including identifying or locating) a family member, your personal representative, or another person responsible for your care, of your location, your general condition, or death. If you are present, then prior to use or disclosure of your health information, we will provide you with an opportunity to object to such uses or disclosures. In the event of your incapacity or emergency circumstances, we will disclose health information based on a determination using our professional judgment disclosing only health information that is directly relevant to the person's involvement in your healthcare. We will also use our professional judgment and our experience to make reasonable inferences of your best interest in allowing a person to pick up filled prescriptions, medical supplies, X-rays, or other similar forms of health information.
2. Disaster Relief Efforts. We may use or disclose protected health information to a public or private entity authorized by law or its charter to assist in disaster relief efforts for the purpose of coordinating notification of family members of your location, general condition, or death.
3. Other permitted and required uses and disclosures: Use or Disclose of your PH1 for marketing or sale of your PHI to third parties, will be made only with your authorization. Once given, you may withdraw authorization at any time in writing.

II. YOUR INDIVIDUAL RIGHTS

All requests for access to your medical records must be made in writing.  All requests will be reviewed and considered within the timeframes required under HIPAA. Under limited circumstances, we may deny your request.  If this occurs, you have the right to have the denial reviewed.

1. Right to Inspect and Copy.  You have the right to inspect and copy the PHI that we maintain about you.  If you request a copy of the information, we may charge a fee for the costs of copying, mailing or other supplies associated with your request.  If we maintain this information electronically, you have the right to receive a copy of such information in an electronic format. Additionally, you have the right to ask us to send a copy of your PHI to other individuals or entities that you designate.
2. Right to Request Confidential Communications. You have the right to request that we communicate with you about your health matters in a certain way or at a certain location.  For example, you can ask that we only contact you at work or by mail. Please note that if you choose to receive communications from us via email or other electronic means, those may not be a secure means of communication and your PHI that may be contained in our emails to you will not be encrypted.
3. Patient Portal Access. As part of our commitment to providing you with access to your healthcare information, we offer a secure online patient portal. Through this portal, you may sign up to view certain aspects of your medical records. To ensure your privacy, access to the portal requires secure login credentials. We recommend you contact our office to learn more about how to sign up and receive access to the portal. By using the portal, you agree to our terms and conditions related to the protection of your personal health information (PHI) in accordance with applicable privacy laws.
4. Right to Request Restrictions. You may ask us not to use or disclose any part of your PHI for the purposes of treatment, payment or health care operations. Your request must be in writing and state the specific restriction requested and to whom you want the restriction to apply. If you have paid for your services in full and ask us not to disclose your visit to your insurance company, we will honor that request. We are not required to agree to any other restriction that you may request.
5. Right to Accounting of Disclosures. Upon written request, you may obtain an accounting of certain disclosures of PHI made by us in the last six years. This right applies to disclosures for purposes other than treatment, payment or health care operations, excludes disclosures made to you or disclosures otherwise authorized by you, and is subject to other restrictions and limitations. We are required by law to notify you if your unsecured PHI is breached.
6. Right to Request Amendment: You have the right to request that we amend your health information. Your request must be in writing, and it must explain why the information should be amended. We may deny your request under certain circumstances. If we deny your written request for amendment, you have the right to file a statement of disagreement with us and we may prepare a rebuttal to your statement and will provide you with a copy of any such rebuttal.
7. Right to obtain Notice. You have the right to obtain a paper copy of this Notice by submitting a request to the center's Compliance Officer at any time.
8. Questions and Complaints. If you desire further information about your privacy rights, or are concerned that we have violated your privacy rights, you may contact the center's Compliance Officer. You may also file a written complaint with the Director, Office for Civil Rights of the U.S. Department of Health and Human Services. We will not retaliate against you if you file a complaint with the Director or with our office.

III. EFFECTIVE DATE AND CHANGES TO THIS NOTICE

1. Effective Date. This Notice is effective on October 7, 2024.
2. Changes to this Notice. We may change the terms of this Notice at any time. If we change this Notice, we may make the new notice terms effective for all PHI that we maintain, including any information created or received prior to issuing the new notice. If we change this Notice, we will post the revised notice in the waiting area of our office and on our website. You may also obtain any revised notice by contacting the center's Compliance Officer.

Aviso de Prácticas de Privacidad

Este aviso describe cómo la información médica sobre usted puede ser utilizada y divulgada y cómo puede obtener acceso a esta información. POR FAVOR, LÉALO CUIDADOSAMENTE. Estamos obligados por las leyes federales y estatales aplicables a mantener la privacidad de su información de salud. También estamos obligados a darle este Aviso sobre nuestras prácticas de privacidad, obligaciones legales y sus derechos con respecto a su información de salud ("Información de Salud Protegida" o "PHI"). Debemos seguir las prácticas de privacidad descritas en este Aviso (que pueden ser modificadas ocasionalmente). Para obtener más información sobre nuestras prácticas de privacidad, o para copias adicionales de este Aviso, por favor contáctenos utilizando la información proporcionada al final de este Aviso.

I. USOS Y DIVULGACIONES DE INFORMACIÓN DE SALUD PROTEGIDA:
A. Su PHI puede ser utilizada y divulgada por el médico, nuestro personal de oficina y otros fuera de nuestras oficinas que estén involucrados en su cuidado y tratamiento con el propósito de proporcionarle servicios de atención médica, pagar sus facturas de atención médica, apoyar la operación del negocio, y cualquier otro uso requerido por la ley. Podemos usar y divulgar PHI sin su autorización escrita para ciertos propósitos como se describe a continuación. Los ejemplos proporcionados en cada categoría no pretenden ser exhaustivos, sino describir los tipos de usos y divulgaciones permitidos por la ley federal y estatal.

1. Tratamiento: Podemos usar y divulgar PHI para proporcionarle tratamiento. Por ejemplo, podemos usar PHI, incluido su historial de medicamentos, para diagnosticar, tratar y brindarle servicios médicos. Además, podemos divulgar PHI a otros proveedores de atención médica involucrados en su tratamiento.
2. Pago: Según la ley federal, podemos usar o divulgar PHI para que los servicios que recibe sean facturados y pagados correctamente por su plan de salud. Por ejemplo, podemos divulgar PHI para permitir que su plan de salud tome ciertas acciones antes de aprobar o pagar los servicios de tratamiento. Según la ley del estado de Washington, la divulgación de PHI a planes de salud requiere una autorización proporcionada por usted a nosotros o a su plan de salud. Podemos contactar al Garante de su visita para obtener el pago.
3. Operaciones de Atención Médica: Podemos usar o divulgar su PHI para apoyar nuestras actividades comerciales. Estas actividades incluyen, entre otras, asociaciones comerciales, actividades de evaluación de calidad, investigaciones internas, revisiones de desempeño y capacitación de empleados. Además, utilizaremos una hoja de registro en la recepción donde se le pedirá que proporcione su nombre y fecha de nacimiento. También podemos llamarle por su nombre en la sala de espera cuando el médico esté listo para atenderle. Podemos usar o divulgar su PHI para contactarle y recordarle una cita, notificarle sobre resultados de pruebas, informarle sobre servicios relacionados con la salud que puedan interesarle, y verificar su tratamiento, progreso y satisfacción con nuestros servicios.
4. Requerido o permitido por la ley: Según lo requiera la ley, asuntos de salud pública según lo requiera la ley, enfermedades transmisibles, supervisión de la salud, abuso o negligencia, requisitos de la Administración de Alimentos y Medicamentos, procedimientos legales, aplicación de la ley, forenses, directores de funerarias, donación de órganos, investigación, actividad criminal, actividad militar, seguridad nacional, compensación laboral, reclusos y otros usos y divulgaciones requeridos. Según la ley, debemos hacer divulgaciones a usted y cuando lo requiera el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos.

B. Usos y divulgaciones permisibles que pueden hacerse sin su autorización, pero para los que tiene la oportunidad de oponerse.

1. Familiares y otras personas involucradas en su cuidado: Podemos usar o divulgar información de salud para notificar o ayudar a notificar (incluyendo identificar o localizar) a un familiar, su representante personal u otra persona responsable de su cuidado, sobre su ubicación, condición general o muerte. Si está presente, antes del uso o divulgación de su información de salud, le brindaremos la oportunidad de oponerse a tales usos o divulgaciones. En caso de incapacidad o circunstancias de emergencia, divulgaremos información de salud basada en una determinación utilizando nuestro juicio profesional, divulgando solo la información de salud directamente relevante para la participación de la persona en su atención médica. También utilizaremos nuestro juicio profesional y nuestra experiencia para hacer inferencias razonables de su mejor interés al permitir que una persona recoja recetas médicas, suministros médicos, radiografías u otras formas similares de información de salud.
2. Esfuerzos de socorro en caso de desastre: Podemos usar o divulgar información de salud protegida a una entidad pública o privada autorizada por ley o su estatuto para ayudar en los esfuerzos de socorro en caso de desastre con el fin de coordinar la notificación a los miembros de la familia de su ubicación, condición general o muerte.
3. Otros usos y divulgaciones permitidos y requeridos: El uso o divulgación de su PHI para la comercialización o venta de su PHI a terceros se hará solo con su autorización. Una vez dada, puede retirar la autorización en cualquier momento por escrito.

II. SUS DERECHOS INDIVIDUALES
Todas las solicitudes para acceder a sus registros médicos deben hacerse por escrito. Todas las solicitudes serán revisadas y consideradas dentro de los plazos requeridos bajo HIPAA. Bajo circunstancias limitadas, podemos denegar su solicitud. Si esto ocurre, tiene derecho a que la denegación sea revisada.
A. Derecho a inspeccionar y copiar: Usted tiene derecho a inspeccionar y copiar la PHI que mantenemos sobre usted. Si solicita una copia de la información, podemos cobrar una tarifa por los costos de copiado, envío o suministros asociados con su solicitud. Si mantenemos esta información electrónicamente, tiene derecho a recibir una copia de dicha información en formato electrónico. Además, tiene derecho a pedirnos que enviemos una copia de su PHI a otras personas o entidades que usted designe.
B. Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales: Usted tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted sobre asuntos de salud de cierta manera o en un lugar específico. Por ejemplo, puede pedir que solo lo contactemos en su trabajo o por correo. Tenga en cuenta que si elige recibir comunicaciones de nosotros por correo electrónico u otros medios electrónicos, estos pueden no ser un medio de comunicación seguro y su PHI que puede estar contenida en nuestros correos electrónicos no será encriptada.
C. Acceso al Portal del Paciente: Como parte de nuestro compromiso de proporcionarle acceso a su información de atención médica, ofrecemos un portal seguro en línea para pacientes. A través de este portal, puede registrarse para ver ciertos aspectos de sus registros médicos. Para garantizar su privacidad, el acceso al portal requiere credenciales de inicio de sesión seguras. Le recomendamos que contacte a nuestra oficina para obtener más información sobre cómo registrarse y obtener acceso al portal. Al utilizar el portal, acepta nuestros términos y condiciones relacionados con la protección de su información de salud personal (PHI) de acuerdo con las leyes de privacidad aplicables.
D. Derecho a solicitar restricciones: Puede solicitarnos que no usemos o divulguemos ninguna parte de su PHI para propósitos de tratamiento, pago u operaciones de atención médica. Su solicitud debe ser por escrito y especificar la restricción solicitada y a quién desea que se aplique la restricción. Si ha pagado por sus servicios en su totalidad y nos pide que no divulguemos su visita a su compañía de seguros, cumpliremos con esa solicitud. No estamos obligados a aceptar cualquier otra restricción que usted solicite.
E. Derecho a un informe de divulgaciones: Previa solicitud por escrito, puede obtener un informe de ciertas divulgaciones de PHI realizadas por nosotros en los últimos seis años. Este derecho se aplica a divulgaciones para propósitos distintos al tratamiento, pago u operaciones de atención médica, excluye divulgaciones hechas a usted o divulgaciones autorizadas por usted, y está sujeto a otras restricciones y limitaciones. Estamos obligados por ley a notificarle si su PHI no segura ha sido comprometida.
F. Derecho a solicitar una enmienda: Usted tiene derecho a solicitar que enmendemos su información de salud. Su solicitud debe ser por escrito y debe explicar por qué la información debe ser enmendada. Podemos denegar su solicitud bajo ciertas circunstancias. Si negamos su solicitud escrita de enmienda, tiene derecho a presentar una declaración de desacuerdo con nosotros y podemos preparar una refutación a su declaración y le proporcionaremos una copia de cualquier refutación.
G. Derecho a obtener aviso: Tiene derecho a obtener una copia en papel de este Aviso presentando una solicitud al Oficial de Cumplimiento del centro en cualquier momento.
H. Preguntas y quejas: Si desea obtener más información sobre sus derechos de privacidad, o si le preocupa que hayamos violado sus derechos de privacidad, puede contactar al Oficial de Cumplimiento del centro. También puede presentar una queja por escrito ante el Director, Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU. No tomaremos represalias en su contra si presenta una queja ante el Director o nuestra oficina.

III. FECHA DE VIGENCIA Y CAMBIOS A ESTE AVISO
A. Fecha de vigencia: Este Aviso es efectivo a partir del 7 de octubre de 2024.
B. Cambios a este Aviso: Podemos cambiar los términos de este Aviso en cualquier momento. Si cambiamos este Aviso, podemos hacer que los nuevos términos del aviso sean efectivos para toda la PHI que mantenemos, incluida cualquier información creada o recibida antes de emitir el nuevo aviso. Si cambiamos este Aviso, publicaremos el aviso revisado en la sala de espera de nuestra oficina y en nuestro sitio web. También puede obtener cualquier aviso revisado comunicándose con el Oficial de Cumplimiento del centro.